De nos jours, la transformation numérique est une démarche incontournable pour faire face à la concurrence et gagner en efficacité. La signature électronique par exemple est un procédé de plus en plus courant au sein des PME et TPE. Il s’agit en effet d’une solution rapide et fiable qui permet de gagner du temps et d’améliorer la productivité.
Pourquoi adopter la signature numérique ?
A priori, la signature numérique est une solution rapide permettant de gagner un temps précieux. En fait, les contrats, les factures, les bons de commande et n’importe quel type de documents peuvent être signés en quelques clics seulement. C’est donc un bon moyen pour dématérialiser les relations contractuelles avec les clients et les salariés. En plus de cela, ce système fera économiser une somme non négligeable aux TPE et PME : les responsables n’auront plus à se déplacer pour conclure une affaire ou à imprimer des documents pour valider les offres. Et surtout, les documents signés ne peuvent être modifiés.
Signature électronique : comment ça marche ?
La signature électronique permet de signer à distance des documents importants : états financiers, factures, procès verbaux, devis, actes, contrats, formulaires, etc. Elle possède actuellement la même valeur qu’une signature écrite depuis l’entrée en vigueur de la loi du 13 mars 2000. Par conséquent, elle engage le signataire.
En outre, cette démarche permet de simplifier les échanges à distance et en ligne. C’est aussi le meilleur moyen de digitaliser les processus d’une entreprise. Cependant, pour être sûr que la solution est fiable, la signature électronique doit être certifiée eIDAS.
Le principe est simple, lorsque le signataire signe électroniquement un document, il reçoit un lien par e-mail. Sinon, il est tenu à cliquer sur un hyperlien pour accéder à la page de signature pour visualiser les documents. Pour valider, il doit s’authentifier à l’aide d’un code.
Doit-on investir dans des matériels spécifiques ?
Pour signer électroniquement, il suffit d’avoir un appareil informatique (un ordinateur, un mobile ou une tablette) et une connexion internet. Il n’est alors pas nécessaire d’investir dans des logiciels onéreux ou des matériels spécifiques. Si vous envisagez de mettre en place cette solution, sachez que l’opération se déroule 100 % en ligne. Vous n’aurez donc pas besoin de mobiliser une somme importante. Toutefois, pour garantir l’intégrité du document et l’identification du signataire, privilégiez une solution intégrant un horodatage qualifié. Quoi qu’il en soit, pour trouver la meilleure formule, il convient de jeter un œil aux témoignages laissés par les professionnels ayant déjà eu recours à cette solution.