Les signatures électroniques sont une solution numérique de plus en plus populaire. Pourquoi l'utiliser? et surtout comment ? quels sont les outils à utiliser pour signer des documents électroniques? nous répondons à toutes vos questions.
Dans cet article, vous trouverez toutes les informations nécessaires sur cette façon de signer des documents, ainsi qu'une présentation des 3 meilleurs outils pour les signatures électroniques. C'est parti !
DocuSign
Il s'agit de la solution de signature électronique de documents leader sur le marché pour les entreprises de tous les secteurs.
Tout sur DocuSign
Il s’agit d’un logiciel 100% en ligne qui permet de faciliter le procédé de signature électronique :
- Les documents peuvent être signés depuis un ordinateur, une tablette, un smartphone ou 350 systèmes intégrés propres.
- Les documents peuvent être signés depuis n'importe quel appareil: ordinateur, smartphone ou tablette (via le site web ou l'application mobile gratuite).
- Les documents signés sont stockés de manière centralisée sur l'appareil.
Le tableau de bord permet d'accéder facilement aux documents récemment signés ou en attente afin de suivre efficacement les devis, factures, budgets, contrats, commandes, etc.
Comment fonctionne DocuSign?
Soumettre des documents à la signature peut constituer un véritable défi pour les entreprises.
L'application mobile DocuSign simplifie ce processus:
- Les responsables peuvent envoyer des documents à leurs collègues pour signature
- Les employés sont automatiquement avertis lorsque des documents sont signés dans l'application.
- Les documents signés sont automatiquement renvoyés à l'expéditeur pour traitement.
Toutes les signatures effectuées par l'intermédiaire de DocuSign sont juridiquement contraignantes.
Avec DocuSign, 82% des contrats sont signés dans les 24 heures et 64 % dans l'heure.
YouSign
Yousign est la référence en matière de logiciels de signature électronique en France. La solution est conçue pour tous les secteurs d'activité et a déjà séduit plus de 4 000 clients. La solution vous permet d'utiliser votre signature électronique en personne ou à distance à partir de n'importe quel appareil.
Signature électronique de documents avec Yousign
Le système d'exploitation Yousign est très simple et adapté à la dématérialisation des documents. Il permet de dématérialiser et de numériser les signatures et d'automatiser le processus de contractualisation. Il vous suffit de sélectionner un signataire, de faire glisser et de déposer le document que vous souhaitez signer, et le signataire sélectionné peut signer le document.
Vous pouvez signer tous les types de documents, quel que soit leur format (fichiers pdf...):
- Documents commerciaux (contrats, offres, etc.)
- Documents relatifs aux ressources humaines (contrats de travail, etc.)
- Documents financiers, etc.
Yousign fonctionne selon un modèle d'abonnement mensuel via un logiciel SaaS ou une API, selon un modèle de forfait d'abonnement. Les différents modèles vous permettent de vous adapter aux différents besoins et environnements, qu'il s'agisse de petites et moyennes entreprises ou de grandes organisations. En passant au zéro papier, les entreprises peuvent gagner du temps. La dématérialisation des signatures et la création de modèles de signatures électroniques permettent aux entreprises de mieux répondre aux besoins du marché.
La mise en œuvre immédiate, la facilité d'utilisation et une courbe d'apprentissage courte signifient que vous pouvez être opérationnel très rapidement. Cette solution permet aux entreprises de développer leurs activités sans perdre la valeur juridique de leurs documents.
Une solution sécurisée avec une base éprouvée
En tant que tiers de confiance, Yousign offre une solution sécurisée pour répondre aux besoins de signature électronique des entreprises françaises. Elle est certifiée en France et en Europe. La solution dispose d'un visa de sécurité délivré par l'ANSSI.
Les données sont stockées dans deux centres de données en France, sur une infrastructure sécurisée et fiable. Yousign vous aide à créer des signatures et fournit une piste d'audit pour chaque signature.
Avec Yousign, vous ne devez plus perdre de temps à imprimer des documents contractuels pour les signer, puis à les numériser à nouveau pour les envoyer à vos partenaires. Les signatures numériques vous permettent de garantir la sécurité du signataire et de vous affranchir des restrictions géographiques.
Adobe Sign
Adobe Sign est un outil basé sur le cloud d'Adobe qui vous permet de signer des documents avec une signature électronique tout en garantissant la validité juridique de la signature.
Avec Adobe Sign, il est facile de signer électroniquement des documents et de recueillir des signatures électroniques légales. Recueillir des signatures en un temps record. Signez, créez des formulaires et envoyez des documents depuis n'importe où, à partir de votre navigateur, de votre téléphone et des applications que vous utilisez déjà.
Adobe Sign, la solution de signature électronique préférée de Microsoft, vous permet d'effectuer des tâches de signature directement dans Outlook, Word et PowerPoint.
Tout sur Adobe Sign
Adobe Sign offre une signature simplifiée pour tous vos documents (factures, contrats, bons de commande, etc.) :
- Ajoutez une signature électronique à n'importe quel document par une simple commande.
- Le destinataire peut signer le document envoyé en utilisant l'écran tactile de son ordinateur, de son smartphone ou de sa tablette.
Adobe Sign dispose d'un certain nombre de connecteurs qui vous permettent d'ajouter une signature électronique tout en modifiant un document : Dynamics 365, Office, Salesforce, Outlook, etc.
Pourquoi utiliser Adobe Sign?
Adobe Sign facilite la gestion des documents. Vous pouvez les modifier, les envoyer et les signer sans avoir à les imprimer.
Il existe également un flux de travail qui vous notifie en temps réel lorsqu'un document a été signé, doit être signé ou est en retard.
Un système automatique d’archivage est exécuté après la signature des documents.